Préparer sa réception : la fiche des points à confirmer

Cette fiche sert de trame à vos échanges avec le lieu et les prestataires. Imprimez-la, puis ajoutez les réponses, leur date et la personne qui les a confirmées. Elle ne remplace ni le contrat ni les consignes du lieu.

Le cadre de la réception

Date et horaires réellement accessibles, depuis les premières livraisons jusqu’à la fin de la reprise.
Effectifs distincts pour la cérémonie, le cocktail, le repas et le lendemain ; repas enfants et prestataires à confirmer.
Capacité annoncée par le lieu pour la configuration choisie, avec piste de danse, service et circulation.
Personne qui valide chaque changement et document où sa réponse sera conservée.

Commencez par la liste des présences par repas et les critères de choix du lieu.

La visite et la solution de repli

Parcours depuis le stationnement ou la navette jusqu’aux espaces de réception et sanitaires.
Accès des livraisons, espace de travail du traiteur et conditions de stockage prévues par le professionnel.
Solution de repli réellement disponible, effectif accueilli et personne chargée de décider du changement.
Consignes du lieu sur les dégagements, fixations, installations et équipements ; questions encore sans réponse.

Notre guide de visite et la fiche réception en extérieur développent ces vérifications. Une visite ne permet pas à elle seule de certifier l’accessibilité ou la sécurité du bâtiment.

Les devis et les montants

Prix TTC, unités, quantités et minimum éventuellement facturable, pour chaque prestation.
Options, matériel, service, déplacements, nettoyage, dépassements horaires et reprise compris ou exclus.
Qualification des avances, échéances, dépôts de garantie et modalités de restitution distincts.
Dates de confirmation et conditions de modification, report ou annulation, sans supposer une règle commune à tous les contrats.

Utilisez le budget sur devis saisis et la grille pour comparer les traiteurs. L’outil ne calcule pas les conséquences juridiques d’une annulation.

Le repas et les besoins particuliers

Menu, formule de service, boissons et quantités confirmés selon le contrat.
Organisation de l’information écrite sur les allergènes et interlocuteur du traiteur pour un échange direct sur un besoin particulier.
Modalités prévues par le professionnel pour les éventuels aliments non servis et les conditions de leur remise.
Confidentialité des échanges : aucun détail médical nominatif sur une feuille affichée ou un plan de table public.

Voir les informations à demander sur les allergènes et la préparation des quantités et de l’après-repas.

L’installation, le jour J et la reprise

Pour chaque tâche : responsable, créneau, accès et dépendance avec un autre prestataire.
Inventaire de location, état de départ et de retour, conditionnement et modalités de nettoyage.
Décoration autorisée, sans obstacle aux circulations ni fixation improvisée.
Contact de coordination et copie des confirmations utiles, accessibles aux seules personnes concernées.

Complétez avec le planning du jour du mariage et le guide d’installation de la décoration.

Sources et usage de la fiche

Trame éditoriale proposée par Mariage & Réception, vérifiée le 10 septembre 2026. Les points contractuels s’appuient sur la fiche DGCCRF sur l’information avant contrat ; les questions d’accès renvoient au registre d’accessibilité du lieu lorsqu’il relève du régime ERP. Les guides liés apportent les autres sources et les limites de chaque sujet.

Mariage & Réception. laboutiquedumariage.fr/preparer-reception